如何制作家长会邀请函 9页

无锡永中软件有限公司2012年11月15日家长会邀请函制作说明在实际工作中，我们常常需要编辑大量格式一致，数据字段相同，而数据内容不同，且每条记录单独成文、单独填写的文件，例如“工资单”、“成绩单”、“通知单”等，如果一份份地编辑打印，那工作量就会相当巨大。那么有什么办法减少这种枯燥无味的重复工作，从而提高工作效率呢？永中Office为您提供了“邮件合并”功能，该功能可以轻松满足您的这种需求，下面我们以制作家长会邀请函为例，为您详细介绍如何使用“邮件合并”功能：家长会邀请函案例第9页共9页 无锡永中软件有限公司2012年11月15日1.1建立学生信息表在工作表中先建立一个学生信息表，该表中包含学生的“学号”、“姓名”、“性别”等信息，该表必须要包含标题行（即下表中“学号”、“姓名”、“性别”所在行），否则进行邮件合并的时候找不到合并域名，完成后的学生信息表如下图所示，最后将该文档保存，并将该文档命名为“家长会邀请函”。如果您有现成的学生信息表，那么可以跳过此步骤直接进行下一步。1.2输入通用信息创建一个文字处理文档，在文档中输入邀请函所要包含的内容，在需要填写家长名称的位置留空不填，如下图所示：家长会邀请函案例第9页共9页 无锡永中软件有限公司2012年11月15日1.1选择数据源在邀请函创建完成后，下一步就是要将数据源导入到当前文档。在菜单栏选择“工具”>>“信件和邮件”>>“邮件合并”，如下图所示：家长会邀请函案例第9页共9页 无锡永中软件有限公司2012年11月15日弹出“选取数据源”对话框，在框中选择名为“家长会邀请函”的文档，单击“打开”按钮后，弹出“选定工作表”对话框，保持该对话框中的默认设置，单击“确定”，进入“邮件合并收件人”对话框，如下图所示，如有不需要添加的学生姓名，可清空该名字左侧的复选框，本例中，默认选中所有学生的信息：家长会邀请函案例第9页共9页 无锡永中软件有限公司2012年11月15日1.1插入域邮件合并收件人添加完毕后，弹出“邮件合并”工具栏，单击“插入合并域”按钮，从下拉列表中选择“姓名”，如下图所示。家长会邀请函案例第9页共9页 无锡永中软件有限公司2012年11月15日1.1合并到新文档姓名域插入至文档中后，单击“邮件合并”工具栏上的“编辑单个文档”按钮，弹出“合并到新文档”对话框，单击“全部”按钮，如下图所示，家长会邀请函案例第9页共9页 无锡永中软件有限公司2012年11月15日这样，学生信息表中包含多少个学生，就自动生成了相应份数的家长会邀请函，如下图所示：家长会邀请函案例第9页共9页 无锡永中软件有限公司2012年11月15日1.1打印邀请函接下来的工作就是将邀请函打印出来，如果您的电脑是与打印机相连的，在“邮件合并”工具栏上单击“打印文档”按钮右侧箭头，从下拉列表中选择“打印文档”，如下图所示，这样邀请函就可以被打印出来了。家长会邀请函案例第9页共9页 无锡永中软件有限公司2012年11月15日1.1结束语以上为家长会邀请函的详细制作过程，如果您在制作邀请函方面还有更好的想法和建议，欢迎登录新浪微博关注@永中软件官方微博或者@永中微办公提出宝贵意见，或者登录永中软件官方论坛反馈。无锡永中软件有限公司2012年11月15日家长会邀请函案例第9页共9页